La ley de Parkinson y los problemas de procrastinación

La administración que hacemos de nuestro tiempo de trabajo es uno de los aspectos más importantes no solo del desempeño laboral, sino asimismo de nuestra satisfacción en el campo laboral.

Desafortunadamente, hay algunas “trampas” en la que es muy frecuente que caigan los trabajadores de prácticamente cualquier situación del organigrama, y la procrastinación es una de ellas. Aquí observaremos exactamente en qué consiste esa tendencia a procrastinar y de qué forma se relaciona con la ley de Parkinson, un concepto muy interesante en relación al uso que tendemos a realizar de nuestras horas disponibles.

¿Exactamente en qué radica procrastinar?

Procrastinar es, dicho en pocas palabras, la inclinación a dejar para “otro instante” nuestras responsabilidades o aquello que nos habíamos propuesto realizar. Hablamos de una manera de sacrificar los objetivos a medio y largo período en favor de un bienestar considerablemente más inmediato y que debe ver con la evitación: el hecho de no encararnos a algo que nos exigirá un cierto esfuerzo físico y/o psicológico.

La acción de priorizar el bienestar del presente al confort del futuro es un fenómeno muy recurrente y que puede adoptar múltiples formas; no obstante, en el caso de la procrastinación, sigue una especie de espejismo que nos hace opinar que no renunciamos a lo que nos habíamos propuesto llevar a cabo, simplemente lo aplazamos. Sin embargo, esto es un autoengaño, el cual nos hace perder de vista que sí perdemos algo: tiempo y aptitud de realizar esa tarea en las mejores condiciones de las que disponíamos en el momento en que decidimos dejarlo para otro rato.

Además de esto, la procrastinación también tiene la posibilidad de tener un coste cualitativo, no solo cuantitativo. Pensemos en las ocasiones en las que nos ofrecemos cuenta, demasiado tarde, de que para hacer esa labor necesitamos más tiempo del que habíamos estimado en un primer instante. Y es que no procrastinar sirve también para prevenir esta clase de accidentes, dándonos mayor margen para maniobrar para corregir imprevistos.

¿Qué afirma la ley de Parkinson?

La llamada ley de Parkinson, iniciativa por el historiador Cyril Northcote Parkinson en los años 50, es la iniciativa de que, en sus palabras, “el trabajo se amplía hasta contemplar todo el tiempo que contamos disponible”. Es decir, que por defecto, la realización de una actividad concreta tiende a “estirarse” hasta llegar a los últimos instantes del periodo de tiempo que habíamos pensado dedicarle, prácticamente sin que nos demos cuenta.

La realidad expresada mediante esta formulación de Cyril Northcote Parkinson tiene claras implicaciones en el planeta de las empresas y de los expertos ne general: si no hacemos algo para evitarlo, tenderemos a no realizar un empleo óptimo del tiempo y a derrochar los minutos, horas y días asignados a una labor. Allí done improvisamos y decidimos que las situaciones vayan marcando nuestro ritmo de trabajo, llegamos a la hora o a la fecha límite habiendo alcanzado nuestros objetivos a duras penas, y muchas veces viéndonos en la necesidad de pegar un acelerón final.

Así pues, la ley de Parkinson se relaciona estrechamente con la procrastinación, dado que expresa el modo en el que no procuramos finalizar una tarea en menos del tiempo máximo asignado para ella. Como en la mayor parte del desarrollo vemos que nos sobra tiempo, decidimos malgastarlo mediante la procrastinación, llevando la situación al límite. Además de esto, como no nos sacamos de encima esa obligación o responsabilidad hasta el final, ni siquiera somos capaces de gozar plenamente de ese tiempo malgastado distrayéndonos o tomándonos unos reposos bastante largos.

Ciertos avisos para mejorar la gestión del tiempo al trabajar

Para combatir la procrastinación y esa tendencia a derrochar el tiempo libre, es conveniente aplicar estas estrategias al trabajo.

1. Subdividir las tareas en sub-objetivos

Descomponer objetivos generales en objetivos más pequeños y que pueden ser logrados casi de inmediato (en cuestión de minutos) es una muy buena forma de mejorar nuestro desempeño laboral.

Va a hacer que nos cueste mucho más perder tiempo, al estar expuestos a la tentación de completar una labor de la secuencia en cuestión de ponerse a ello durante muy poco rato, sin necesidad ni de tomar descansos intermedios. Lo que nos lleva al siguiente consejo.

2. Incorporar reposos breves a las sesiones de trabajo

Estas sesiones dejarán que siempre estemos en estupendas condiciones para abordar la siguiente labor, y al unísono actuarán como referencias temporales que nos ayudarán a tener consciencia constante de nuestro avance y del tiempo que nos queda.

3. Poner una detrás de otra las tareas aisladas

Si hacemos que las tareas “sueltas” formen un bloque, en un tiempo reducido tendremos la sensación de que hicimos bastante y eso nos motivará a continuar con ese ritmo de trabajo.

4. Entablar desencadenantes de la acción

Para no perder el tiempo, es bueno hacer desencadenantes de la acción. Consiste en mentalizarnos con la idea de que, en cierto momento muy concreto, la próxima labor a efectuar sin excusa es iniciar otro bloque de trabajo. Por ejemplo: “al terminar de comer, iré de nuevo a mi despacho y voy a abrir el archivo del archivo que debo llenar”. Hablamos de conectar una acción con otra, de modo que precisemos una buenísima excusa para disolver ese vínculo entre una situación y la siguiente.

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